ZAC! L'esperienza alla Festa di Sant'Antonio
Dal 7 al 14 giugno 2025, in occasione dell'amata Festa di Sant'Antonio nel cuore di Venezia, organizzata dall'Associazione San Francesco della Vigna, abbiamo messo alla prova sul campo il nostro gestionale per sagre e feste: ZAC!
È stato un successo!
Un primo test, tante conferme
Il debutto di ZAC! ha confermato sul campo ciò che credevamo:
una gestione digitale delle sagre non solo è possibile, ma migliora sensibilmente l'esperienza sia per i volontari che per il pubblico.
Dalla configurazione iniziale fino alla chiusura dell'ultima cassa, il nostro sistema ha permesso all'organizzazione di lavorare con più ordine, meno stress e un occhio sempre puntato sui numeri.
Grazie alla Festa di Sant'Antonio, abbiamo potuto testare ZAC! in un contesto reale, con un grande afflusso di visitatori e una varietà di piatti da gestire.
in particolare abbiamo testato:
- la facilità d'uso per gli utenti, che hanno potuto ordinare senza code e con notifiche in tempo reale riguardo il proprio ordine;
- la gestione semplificata per gli organizzatori, che hanno potuto monitorare in tempo reale gli ordini e le vendite;
- il corretto funzionamento del sistema integrato di cassa, che abbiamo fornito ai volontari della festa;
- la possibilità di gestire in modo efficiente gli ordini e i pagamenti, riducendo il rischio di errori;
- la velocità di risposta del sistema, che ha garantito un'esperienza fluida anche durante i momenti di maggiore affluenza;
- la sicurezza dei pagamenti, che sono stati effettuati tramite Stripe, garantendo transazioni sicure e veloci;
- la possibilità di personalizzare il menù in base alle esigenze della festa, con piatti e prezzi facilmente modificabili;
- la possibilità di analizzare i dati di vendita e di affluenza, per ottimizzare le risorse e migliorare l'organizzazione;
- la flessibilità della piattaforma, che si è adattata perfettamente alle esigenze della festa.
Infine, ZAC! ha dimostrato di essere un valido alleato per le sagre e le feste di paese, portando innovazione e semplificazione in un contesto tradizionale, ma soprattutto ha quasi dimezzato la coda rispetto agli anni scorsi, come ci è stato confermato dai volontari e dagli avventori!
Saltare la coda? Ora si può.
Con ZAC!, per la prima volta i visitatori della festa hanno potuto ordinare i piatti direttamente dal proprio smartphone, evitando la classica coda in cassa.
Che fossero comodamente seduti a un tavolo, in piedi con amici, o in coda per ritirare un ordine precedente, bastava il cellulare per accedere all'interfaccia della web app.
L'esperienza utente è stata pensata per essere immediata: dopo aver selezionato l'evento sul sito, l'utente si trova davanti un menù digitale sempre aggiornato, suddiviso per categorie, piatti, ingredienti, e con una breve descrizione, nonché informazioni su eventuali allergeni o piatti vegetariani, senza glutine, eccetera. In pochi tocchi si può selezionare i prodotti desiderati, aggiungerli al carrello e procedere al pagamento.
Il tutto senza la necessità di scaricare un'app dal proprio store: ZAC! è accessibile via web, pensata in primo luogo per i dispositivi mobili e con attenzione rivolta alla semplicità di utilizzo, in modo da garantire un'esperienza fluida anche per utenti meno esperti.
Una volta effettuato l'ordine, l'utente riceve una notifica in tempo reale e può monitorare lo stato di avanzamento (in preparazione / pronto / ritirato).
L'intero flusso, dall'accesso al menù fino al ritiro del piatto, è progettato per ridurre i tempi morti, evitare assembramenti e aumentare la soddisfazione generale, senza sacrificare il lato umano e conviviale della festa. Inoltre non è neppure necessario essere registrati per poter ordinare, anche se l'iscrizione (gratuita!) garantisce ulteriori vantaggi: salvare i propri dati, ricevere assistenza privata e molto altro.
Per gli organizzatori: un gestionale completo
ZAC! non è solo un'app per gli utenti. È un gestionale potente, pensato su misura per chi organizza eventi temporanei come sagre, fiere e feste popolari.
Per gli organizzatori questa piattaforma ha rappresentato un passo avanti nella gestione delle operazioni quotidiane.
Durante le sei serate della festa dove è stato testato ZAC! l'Associazione ha potuto gestire ordini, menù, casse e flussi di vendita con un unico sistema centralizzato che garantiva sintonia tra cassa e cucina.
I primi feedback sono stati molto positivi: gli organizzatori hanno apprezzato la facilità d'uso, la velocità di risposta e la possibilità di monitorare in tempo reale le vendite e gli ordini.
Inoltre nei primi giorni hanno suggerito modifiche e migliorie dettate dall'esperienza sul campo, come la possibilità di poter interrompere le ordinazioni da telefono nel caso ne arrivassero troppe, e il poter essere notificati da un avviso sullo schermo quando un piatto scende sotto una certa soglia. Tutte funzionalità che il nostro team ha prontamente implementato, dimostrando la flessibilità e l'adattabilità della piattaforma.
Le funzionalità principali che abbiamo testato includono:
- Gestire in modo centralizzato tutti gli ordini e le vendite, riducendo il rischio di errori e confusione;
- Monitorare in tempo reale lo stato degli ordini e delle vendite, permettendo una gestione più efficiente delle risorse;
- Personalizzare il menù in base alle esigenze della festa, con piatti e prezzi facilmente modificabili;
- Analizzare i dati di vendita e di affluenza, per ottimizzare le risorse e migliorare l'organizzazione;
- Gestione intelligente dell'inventario, con avvisi automatici per l'esaurimento dei piatti
- Garantire la sicurezza dei pagamenti effettuati tramite Stripe.
- Integrazione dell'applicazione con i sistemi di cassa esistenti e le stampanti, permettendo una gestione fluida e senza intoppi.
- Sistema automatico di numerazione delle comande, che riparte da capo ogni giorno.
- Generazione automatica di report giornalieri, per tenere traccia delle vendite e delle performance dell'evento.
- Assegnazione di un qr code ad ogni ordine, che permette di identificare facilmente il piatto e il cliente al momento del ritiro.
- Archivio storico degli ordini, per poter tenere traccia delle vendite e delle performance dell'evento nel tempo, e poter recuperare i dati di un ordine nel caso di necessità.
Un grande successo, ma si può fare di più!
Il test sul campo durante la Festa di Sant'Antonio a Venezia si è rivelato estremamente prezioso per comprendere da vicino le esigenze reali di un evento complesso come una sagra. Avere la possibilità di osservare direttamente il comportamento degli utenti, le dinamiche tra volontari e visitatori, e l'utilizzo dell'app in condizioni reali ci ha permesso di raccogliere feedback concreti e individuare margini di miglioramento, fondamentali per far crescere il progetto.
Avere un reale caso di studio ci ha permesso di validare le nostre ipotesi iniziali e talvolta di doverle invece cambiare. Un esempio è stata la funzione di Assistenza che offriamo sul sito.
Quando abbiamo cominciato a ricevere ordini nella casella di assistenza abbiamo capito che il nome "Ticket" poteva essere ambiguo in una situazione in cui le persone sono effettivamente ad un evento con dei veri ticket fisici che si riferiscono a cibo e bevande. Così abbiamo deciso di rinominare la sezione in "Assistenza" per evitare confusione.
Inoltre ci siamo accorti che, al di fuori degli orari di ordinazione, alcuni utenti rimanevano confusi e non capivano come poter ordinare. Per questo motivo abbiamo deciso di aggiungere un messaggio che spiega chiaramente che l'ordinazione è possibile solo durante gli orari di apertura della festa, in modo da evitare fraintendimenti.
Questi e altri accorgimenti sono stati frutto diretto delle osservazioni fatte sul campo, mentre altri ancora, come il pulsante antipanico per bloccare le ordinazioni da telefono, sono stati implementati grazie ai suggerimenti ricevuti dai volontari e dagli utenti durante la festa. La loro esperienza diretta ci ha permesso di migliorare ZAC! in tempo reale, rendendolo ancora più intuitivo e funzionale.
Dal punto di vista tecnico, la web app ha performato in modo stabile e affidabile per tutta la durata dell'evento, nonostante fosse il primo reale banco di prova.
I carichi di traffico, la gestione degli ordini simultanei e le notifiche in tempo reale si sono comportati esattamente come previsto, dimostrando la solidità dell'infrastruttura e la cura con cui è stato sviluppato il sistema.
La soddisfazione espressa dagli organizzatori è stata evidente: poter contare su un gestionale su misura per loro ha semplificato il lavoro dietro le quinte, migliorando la comunicazione tra stand e facilitando la gestione dei flussi.
Ogni ordine veniva inoltrato in tempo reale al punto di preparazione corretto, evitando sovrapposizioni o smarrimenti, così i volontari hanno potuto concentrarsi sull'accoglienza e sulla qualità del servizio.
Anche la gestione del magazzino è risultata più fluida, grazie al monitoraggio continuo e agli alert automatici sui prodotti in esaurimento.
ZAC! non è stato solo un supporto tecnico, ma un alleato nella gestione dell'intera festa, contribuendo a creare un clima più sereno, organizzato e professionale dietro le quinte.
Pure i visitatori hanno accolto con entusiasmo la novità, apprezzando la possibilità di evitare lunghe attese e vivere la festa con maggiore leggerezza: molti hanno scoperto per la prima volta la comodità di poter ordinare da smartphone, senza dover attendere in coda, anche a questo tipo di eventi, e hanno gradito la facilità d'uso dell'applicazione.
Infatti, nonostante la registrazione non fosse obbligatoria per poter ordinare, ci sono state più di 400 iscrizioni!
Gli utenti hanno mostrato velocemente un crescente apprezzamento per la piattaforma, contribuendo a diffondere il passaparola e a far conoscere ZAC! anche al di fuori della festa: se infatti il primo giorno di utilizzo gli utenti registrati sono risultati meno di 50 e gli ordini effettuati da telefono solo il 7% del totale, nelle date successive i numeri sono considerevolmente cresciuti, fino ad arrivare negli ultimi giorni ad una media del 41% di ordini effettuati da telefono, e più di 100 iscrizioni al giorno!
Sabato ad esempio, durante gli orari in cui è stata affiancata la possibilità di ordinare da smartphone, 180 ordini su 410 totali sono stati effettuati da telefono, ovvero il 44% del totale!
Per noi sviluppatori, vedere ZAC! funzionare davvero, tra le luci, i tavoli e i profumi della festa, è stata una conferma entusiasmante.
Ma non siamo gli unici a cui vedere ZAC! ha fatto piacere: la mascotte ha attirato l'attenzione dei visitatori, che hanno potuto scattare foto da condividere sui social, contribuendo a diffondere il messaggio di ZAC! e la sua missione di semplificare la vita alle feste.
È solo l'inizio, ma le basi sono solide: ZAC! è pronto a portare una ventata di innovazione digitale anche nelle sagre più tradizionali.
Il futuro di ZAC!
Con il successo di questo primo test, siamo entusiasti di continuare a sviluppare ZAC! e di portarlo a nuove feste e sagre in tutta Italia.
Il nostro obiettivo è rendere questa piattaforma il punto di riferimento per la gestione digitale degli eventi, semplificando la vita a organizzatori e visitatori.
Stiamo già lavorando a nuove funzionalità, come il supporto per più lingue, per facilitare l'utilizzo da parte di visitatori internazionali, e un sistema di messaggistica, con cui gli organizzatori potranno inviare notifiche push agli utenti per comunicare eventuali cambiamenti o aggiornamenti.
Una delle nostre priorità è inoltre quella di affiancare al sito un'applicazione scaricabile per smartphone: abbiamo ricevuto molte richieste in questo senso, e stiamo valutando le migliori soluzioni per offrire un'esperienza ancora più completa e personalizzata.
Se siete organizzatori di sagre, feste o eventi e volete scoprire come ZAC! può semplificare la vostra vita, non esitate a parlarci del vostro Evento. Siamo pronti a supportarvi nella digitalizzazione della vostra manifestazione, portando innovazione e tecnologia al servizio della tradizione.
Questo è il sito ufficiale di ZAC!, mentre qui spieghiamo come è nato ed è stato realizzato il progetto.
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